쇼핑몰 창업자 의무 거래 기록, 개인정보 관리

 

 

쇼핑몰 창업자 필수 점검: 거래 기록 및 개인정보 관리 A to Z

쇼핑몰 창업자 여러분, 사업 번창을 기원합니다! 온라인 쇼핑몰 운영, 생각보다 복잡하고 신경 쓸 부분이 많죠? 특히 거래 기록 관리와 개인정보 보호는 간과할 수 없는 핵심 사항입니다. 오늘은 쇼핑몰 운영의 '기본'이자 '핵심'인 거래 기록 의무와 개인정보 관리법에 대해 꼼꼼하게 짚어보겠습니다.

거래 기록, 왜 중요할까요?

소비자와의 신뢰 구축, 기록에서 시작됩니다!

거래 기록은 단순한 '기록' 그 이상입니다. 소비자와의 신뢰를 쌓고 분쟁 발생 시 해결의 실마리를 제공하는 중요한 자료입니다. 꼼꼼한 거래 기록 관리는 쇼핑몰의 신뢰도를 높이고, 고객 만족으로 이어지는 첫걸음입니다.

법적 의무, 지키지 않으면 큰 코 다쳐요!

「전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률」에 따라 쇼핑몰 사업자는 거래 기록을 일정 기간 동안 보존해야 할 의무가 있습니다. 이를 위반할 경우 과태료 부과, 시정조치 명령, 심지어 영업정지까지 받을 수 있다는 사실, 잊지 마세요!

어떤 기록을 얼마나 보관해야 할까요?

• 표시·광고에 관한 기록 : 6개월
  • 허위·과장 광고는 절대 금물! 광고 내용을 꼼꼼히 기록해두세요.
• 계약 또는 청약철회 등에 관한 기록 : 5년
  • 주문, 결제, 취소, 환불 등 모든 과정을 기록해야 합니다.
• 대금 결제 및 상품 공급에 관한 기록 : 5년
  • 입금 내역, 배송 정보 등을 빠짐없이 기록하세요.
• 소비자의 불만 또는 분쟁 처리에 관한 기록 : 3년
  • 고객 문의, 불만 사항, 해결 과정 등을 상세히 기록해야 합니다.

거래 기록, 어떻게 관리해야 할까요?

• 소비자가 쉽게 열람하고 저장할 수 있도록!
  • 쇼핑몰 내에서 거래 내역을 확인할 수 있도록 시스템을 구축하세요.
  • 소비자가 원할 경우, 전자문서 형태로 저장할 수 있도록 지원해야 합니다.
• 개인정보 동의 철회 고객의 기록은 별도 관리!
  • 개인정보 이용 동의를 철회한 고객의 거래 기록은 분리하여 보관해야 합니다.
• 보존 방법 : 거래가 이루어진 해당 인터넷쇼핑몰에서 거래당사자인 소비자가 거래기록을 열람·확인할 수 있도록 하고, 전자문서의 형태로 정보처리시스템 등에 저장할 수 있도록 할 것.
  • 소비자가 인터넷쇼핑몰 사업자의 사업활동을 방해할 목적으로 동일한 거래기록의 열람을 계속∙반복적으로 요구하는 경우는 예외입니다.
• 열람 방법 : 거래당사자인 소비자와의 거래기록을 그 소비자의 희망에 따라 방문, 전화, 팩스 또는 전자우편 등의 방법으로 열람하거나 복사할 수 있도록 할 것. 다만, 거래기록 중에 「저작권법」 제4조부터 제6조 까지의 규정에 해당하는 저작물(「저작권법」에 따라 복사할 수 있는 저작물은 제외)이 있는 경우에는 그에 대한 복사는 거부할 수 있습니다.

개인정보 보호, 고객 신뢰의 핵심입니다!

개인정보, 함부로 다루면 큰일 납니다!

개인정보는 고객의 소중한 자산입니다. 개인정보 유출은 기업 이미지 실추는 물론, 법적 책임으로 이어질 수 있습니다. 철저한 개인정보 관리는 고객의 신뢰를 얻고 쇼핑몰의 지속적인 성장을 가능하게 하는 필수 조건입니다.

개인정보 관련 의무, 무엇을 지켜야 할까요?

• 개인정보 수집 시 동의는 필수!
  • 개인정보 수집 목적, 항목, 보유 기간 등을 명확하게 고지하고 동의를 받아야 합니다.
• 개인정보 안전하게 관리하세요!
  • 접근 권한 관리, 암호화, 보안 프로그램 설치 등 안전 조치를 취해야 합니다.
• 개인정보 유출 시 즉시 신고하세요!
  • 개인정보 유출 사실을 인지한 즉시 해당 기관에 신고하고, 고객에게 알려야 합니다.
• 개인정보 파기 의무를 준수하세요!
  • 개인정보 보유 기간이 만료되면 지체 없이 파기해야 합니다.
  • 파기 방법: 완전 삭제, 소각, 파쇄 등 복구 불가능한 방법으로 파기해야 합니다.

개인정보 관리, 어떻게 해야 할까요?

• 개인정보보호 교육을 실시하세요!
  • 직원들에게 개인정보보호 관련 법규 및 정책을 교육하여 인식 수준을 높여야 합니다.
• 개인정보처리방침을 수립하고 공개하세요!
  • 개인정보 수집, 이용, 제공, 파기 등에 대한 내용을 담은 개인정보처리방침을 수립하고, 쇼핑몰 홈페이지에 공개해야 합니다.
• 개인정보보호책임자를 지정하세요!
  • 개인정보보호 관련 업무를 총괄하는 책임자를 지정하여 관리 책임을 강화해야 합니다.

쇼핑몰 운영, 이것만은 꼭 기억하세요!

약정하지 않은 주소로 보낸 문서는 효력이 없어요!

사전에 소비자와 약정한 전자우편주소로 거래 내용을 보내야 합니다. 그렇지 않으면 권리를 주장할 수 없습니다. 단, 소비자와 2회 이상 거래한 경우, 소비자가 전자문서를 출력한 경우 등 예외적인 경우에는 권리 주장이 가능합니다.

조작 실수 방지 조치, 필수입니다!

소비자의 조작 실수로 인한 피해를 예방하기 위해 청약 내용을 확인하고 정정할 수 있는 절차를 마련해야 합니다. 예를 들어, 상품 가격을 아라비아 숫자와 한글로 함께 표기하여 시각적 착오를 방지할 수 있습니다.

적립금, 꼼꼼하게 관리하세요!

적립금 제도를 운영하는 경우, 이용 조건, 이용 기간, 소멸 조건 등을 소비자가 알기 쉽게 게시해야 합니다. 적립금 제도를 폐지하거나 영업을 종료할 경우, 소비자에게 적립금에 상응하는 보상을 제공해야 합니다.

마무리

쇼핑몰 창업, 설레는 시작이지만 꼼꼼하게 챙겨야 할 부분들이 많습니다. 오늘 다룬 거래 기록 및 개인정보 관리는 쇼핑몰 운영의 기본 중의 기본입니다. 철저한 준비와 관리를 통해 고객의 신뢰를 얻고, 성공적인 쇼핑몰 운영을 이루시길 응원합니다!